柯尼卡美能達(dá)圖文檔全生命周期解決方案

重構(gòu)業(yè)務(wù)流程管理體系 實(shí)現(xiàn)圖文檔全生命周期數(shù)字化管理

此前，該設(shè)計(jì)院的文件流轉(zhuǎn)流程不清晰，缺乏統(tǒng)一管理，圖紙經(jīng)常不能準(zhǔn)時(shí)交付。盡管員工經(jīng)常加班，也仍然有大量文件不能及時(shí)輸出。為此，柯尼卡美能達(dá)為其重構(gòu)了業(yè)務(wù)流程驅(qū)動(dòng)檔案管理體系，全面梳理及調(diào)整了文件出版、檔案管理等流程，逐步引導(dǎo)該設(shè)計(jì)院實(shí)現(xiàn)了圖文檔生命周期的數(shù)子化管理。柯尼卡美能達(dá)圖文檔全生命周期解決方案主要包含“享印ECM系統(tǒng)”（以下稱(chēng)“ECM”）和“Scanpath掃描捕獲系統(tǒng)”（以下稱(chēng)“Scanpath”）兩大系統(tǒng)。

ECM為該設(shè)計(jì)院提供了一個(gè)電子文件管理及協(xié)同辦公的統(tǒng)一平臺(tái)，涵蓋了組織運(yùn)營(yíng)涉及的圖文檔管理、協(xié)同辦公、審批管理、無(wú)紙化、數(shù)據(jù)安全管理等內(nèi)容，可支持整個(gè)企業(yè)文檔內(nèi)容生命周期內(nèi)各個(gè)階段的信息管理、協(xié)同和應(yīng)用。設(shè)計(jì)人員只需從該系統(tǒng)下載圖紙模板，進(jìn)行圖紙?jiān)O(shè)計(jì)；設(shè)計(jì)完成后，通過(guò)大屏審圖系統(tǒng)進(jìn)行會(huì)審，會(huì)審后可實(shí)現(xiàn)圖紙批量化電子版歸檔并加載電子簽名；出版中心接到出版單后，進(jìn)行文件的出版及蓋章；蓋章后的文件將進(jìn)行統(tǒng)一分發(fā)及掃描歸檔。此外，柯尼卡美能達(dá)Scanpath可自動(dòng)識(shí)別圖框中的工程名、編號(hào)、階段并按規(guī)則重命名；ECM讀取Scanpath重命名后的文件，將被導(dǎo)入到系統(tǒng)中對(duì)應(yīng)的項(xiàng)目文件夾中，如此，各相關(guān)部門(mén)就可以在系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)關(guān)鍵詞查詢(xún)、讀取，并可調(diào)用項(xiàng)目各階段的文件，如有需要還可以隨時(shí)從系統(tǒng)中調(diào)用已歸檔文件，進(jìn)行二次輸出。

 
重構(gòu)后的設(shè)計(jì)院業(yè)務(wù)流程驅(qū)動(dòng)檔案管理體系

完善硬件及軟件系統(tǒng) 有效提升效率&杜絕信息外泄

之前，該設(shè)計(jì)院很多設(shè)計(jì)圖紙都需要外包到快印店輸出，不僅效率低下，而且有時(shí)內(nèi)部的一些機(jī)密信息也會(huì)在外包的同時(shí)被泄露出去，信息安全存在很大隱患。為此，柯尼卡美能達(dá)在該設(shè)計(jì)院原有設(shè)備的基礎(chǔ)上，為其導(dǎo)入了柯尼卡美能達(dá)高速彩色多功能復(fù)合機(jī)bizhubC754/C654及ECM、Scanpath等文檔流轉(zhuǎn)及管理系統(tǒng)；同時(shí)通過(guò)結(jié)合現(xiàn)有的員工域賬號(hào)和員工卡，幫助該設(shè)計(jì)院實(shí)現(xiàn)了刷卡認(rèn)證輸出配合，這一系列措施不僅提升了該設(shè)計(jì)院的業(yè)務(wù)效率，也幫助其構(gòu)建了集中管理、安全共享內(nèi)容平臺(tái)，提高了內(nèi)部協(xié)同能力并規(guī)范了數(shù)據(jù)管理，實(shí)現(xiàn)了對(duì)信息安全的嚴(yán)格管控。

 
柯尼卡美能達(dá)高速彩色多功能復(fù)合機(jī) bizhub C754

提供人性化服務(wù) 提升用戶(hù)滿(mǎn)意度

當(dāng)前國(guó)內(nèi)文印輸出普遍存在浪費(fèi)現(xiàn)象，該設(shè)計(jì)院也不例外。文印中心浪費(fèi)較為嚴(yán)重，設(shè)備狀況不佳，每年需投入20多萬(wàn)元進(jìn)行設(shè)備的更新和維護(hù)，難以實(shí)現(xiàn)成本的合理管控，為了幫助該設(shè)計(jì)院有效管控成本、提高服務(wù)質(zhì)量，柯尼卡美能達(dá)為該設(shè)計(jì)院派駐了駐場(chǎng)人員負(fù)責(zé)出版業(yè)務(wù)及檔案管理業(yè)務(wù)，同時(shí)為設(shè)計(jì)院提供了抄表服務(wù)以保證機(jī)器的良好運(yùn)行狀態(tài)，還可根據(jù)設(shè)備使用狀況及時(shí)提供硒鼓等耗材。若機(jī)器發(fā)生故障，柯尼卡美能達(dá)也能保證以最快時(shí)間響應(yīng)，從而幫助該設(shè)計(jì)院每月節(jié)約了20%左右的成本并大幅提升了用戶(hù)滿(mǎn)意度。

秉承“一切以客戶(hù)為中心”的企業(yè)服務(wù)理念，柯尼卡美能達(dá)為設(shè)計(jì)院用戶(hù)度身定制的圖文檔全生命周期解決方案，將ECM、Scanpath等文檔流轉(zhuǎn)及管理軟件與柯尼卡美能達(dá)硬件無(wú)縫連接，助力其全面推進(jìn)了數(shù)字化交付進(jìn)程。未來(lái)，柯尼卡美能達(dá)將繼續(xù)為不同行業(yè)用戶(hù)開(kāi)發(fā)滿(mǎn)足其需求的個(gè)性化解決方案，提升企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力，幫助其順應(yīng)現(xiàn)代數(shù)字化發(fā)展趨勢(shì)。

文章出自柯尼卡美能達(dá)官網(wǎng) 版權(quán)屬于原作者所有

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